A quoi ça sert un rapport de progression ?

Le rapport de progression, c’est un document que le chef de projet produit régulièrement pour donner une vision claire de l’avancement du projet.  

Il s’adresse à qui ? 

Les membres de l’équipe bien sûr, mais aussi le management, les clients ou utilisateurs finaux. Bref, toutes les parties prenantes qui ont besoin de savoir où en est le projet. 

Son objectif, c’est de donner une vue d’ensemble à un instant T. Qu’est-ce qu’on a fait récemment ? Et qu’est-ce qu’on prévoit de faire d’ici la prochaine échéance ? Ce n’est pas un rapport complet ou figé, c’est un outil qu’on met à jour chaque semaine ou tous les 15 jours, selon le rythme du projet. 

Qu’est-ce qu’on va retrouver ?  

Considérez que ce rapport de progression, il faut qu’on puisse avoir deux lectures, une lecture rapide et une lecture détaillée.  

Je suis manager, j’ai plusieurs chefs de projet, y a plein de projets dans mon organisation, je n’ai pas le temps de passer beaucoup de temps à lire ces rapports de progression. Donc il me faut une vue macro pour qu’en quelques secondes j’ai une idée d’où en est le projet. 

Et puis une vue détaillée pour ceux qui ont plus le temps. Je vais pouvoir lire plus en détail comment se passe ce projet.  

Alors rentrons un tout petit peu dans le détail. On retrouve souvent des indicateurs de progression, une météo projet, une situation générale, puis dans la partie détaillée, on décrit ce qui a été réalisé sur la période passée, ce qu’on prévoit sur la période à venir, et s’il y a des problèmes ou des décisions à prendre, c’est là qu’on les met en avant. 

Ce rapport, il est produit par le chef de projet et il est toujours sur un format égal. Chaque fois que je vais l’ouvrir, je saurai où poser mes yeux pour lire ce rapport.  

Pour les utilisateurs de Gouti, on a le rapport Flash par exemple qui est un très bon exemple de rapport de progression avec quelque chose qui me permet de très vite avoir une vue sur une situation et potentiellement voir le détail de ce rapport.  

Et un conseil que je donne souvent, essayez de tenir ce rapport sur une seule page. Si c’est trop long ou trop chargé, personne ne le lira. Il faut aller à l’essentiel, sans perdre en clarté. 

En résumé, le rapport de progression, je le produis de façon hebdomadaire ou du moins à un rythme régulier. J’ai une trame, toujours le même formalisme, une vision macro et une vision détaillée si on a un peu plus de temps pour ce rapport, voilà. 

J’ai fait une courte vidéo à ce sujet, partagez-moi votre avis. Vous pouvez la retrouver juste ici :